Sistema de gestão para agências, montado do seu jeito, sem programar

Tire a agência da planilha e do Trello espalhado

O cenário típico: a lista de clientes está numa planilha, as tarefas no Trello, os arquivos no Drive, os prazos na cabeça do gerente de contas e o financeiro num outro Excel que só o sócio entende. Ninguém sabe quantas horas o job do cliente X já consumiu, e o que era pra ser lucro virou retrabalho. Com o theo você descreve esse fluxo em português — "quero cadastrar clientes, abrir projetos, lançar tarefas com responsável e prazo" — e ele monta o app já com as telas e o banco de dados conectados. Tudo numa base única: quando o atendimento atualiza um projeto, o criativo e o financeiro veem na hora, sem mandar print no grupo.

Briefing e aprovação de criação sem perder a versão certa

Toda agência sofre com briefing solto no e-mail e cliente aprovando peça por áudio de WhatsApp. No theo você cria um formulário de briefing padronizado (objetivo, público, prazo, formatos, referências) que o atendimento preenche junto com o cliente, e cada job carrega seu briefing anexado. Para aprovação, monte um campo de status — em criação, em revisão, enviado ao cliente, aprovado, ajustes — com data e responsável de cada etapa. Você acompanha quem aprovou o quê e quando, e gera um PDF do job aprovado para registro. Para avisar a equipe a cada mudança de status, conecte WhatsApp via Z-API, Slack ou Discord.

Controle de horas e rentabilidade por cliente e por job

Aqui está onde a maioria das agências perde dinheiro sem perceber. Monte uma tela de apontamento de horas em que cada pessoa lança quanto tempo dedicou a cada projeto, com data e tipo de atividade (atendimento, criação, mídia, produção). O theo soma automaticamente as horas por job, por cliente e por colaborador, e mostra em relatórios e gráficos onde está indo o esforço do time. Cruzando com o valor do contrato, você enxerga qual cliente é rentável e qual está consumindo o dobro de horas do que foi orçado — antes do fim do mês, não depois.

Financeiro da agência: fee mensal, jobs avulsos e repasse de mídia

Agência tem uma mistura de receita que planilha comum não dá conta: fee recorrente, jobs pontuais, reembolso de produção e repasse de verba de mídia. No theo você modela isso do seu jeito — cadastra contratos com valor e recorrência, lança jobs avulsos, registra contas a receber e a pagar, e gera relatórios de faturamento por cliente e por mês. Se você já usa Bling ou Omie como ERP, dá pra integrar para emissão de nota e controle fiscal, e exportar tudo em CSV ou Excel quando o contador pedir. Conecte também o Google Sheets se a sócia financeira ainda quiser a visão dela em planilha.

Cada conta com seu acesso, sem instalar nada

Numa agência, o atendimento não precisa ver a margem de lucro e o estagiário não deveria editar o financeiro. O theo deixa você compartilhar o app com a equipe definindo papéis e permissões: quem só lança horas, quem gerencia projetos, quem vê os números. O app é web e responsivo — abre no navegador do celular ou do desktop, então o atendimento atualiza o status do job direto da reunião no cliente, sem instalar programa. E quando algo no processo mudar — um campo novo no briefing, outra cor, mover a ordem das telas — você edita visualmente na hora, sem chamar TI nem esperar fila de desenvolvedor.